Cum să îți animezi ședințele de la birou

Qualians animare sedinta la birou Escreo

 

Mai ţii minte captatio benevolentiae, acea tehnică pe care ai învăţat-o în primul tău workshop? Dar vremurile când credeai că astfel poţi să animezi şedinţe întregi? De atunci încoace, şedinţa de business a devenit o necesitate regulată, pe care angajaţii nu o privesc întotdeauna cu entuziasm.

De-a lungul unei şedinţe, participanţii îşi pot pierde concentrarea sau pot chiar să intre în sală cu gândul la proiectele şi deadline-urile lăsate la birou. Însă, tu ai organizat acea şedinţă pentru importanţa subiectelor pe care le vei discuta acolo. Aşa că ai nevoie de atenţia şi deschiderea tuturor celor aflaţi în sală.

Ce şedinţe au nevoie să fie animate?

Înainte să vorbim mai multe despre cum să îţi animezi şedinţele de la birou, precizăm tipul lor. Există trei feluri de şedinţe:

  • Scurte: Adresează o problemă, schimbare sau provocare specifică, simplă, pe care o prezinţi în 5-20 de minute. La final, iei sau menţionezi o decizie.
  • Sesiuni de lucru: Adresează provocări complexe şi/sau necunoscute, într-o manieră deschisă. Pot dura între 2 ore şi câteva zile. Le cunoşti şi după numele de workshop-uri.
  • Business: Şedinţele clasice, de business, adresează o problemă exactă şi durează una-două ore. Pot duce la o clarificare a unei probleme sau la o decizie. Şi sunt cele despre care vorbim mai jos.

Vopsea whiteboard Escreo la sediul Qualians, România

Cum să animezi şedinţele: 5 soluţii utile

În acest text vorbim despre cum poţi avea şedinţe diferite, interactive, care menţin atenţia participanţilor. Lasă deoparte prezentările de Power Point şi flipchart-urile. Angajaţii tăi vor avea parte de şedinţe de birou unice.

#1 Café Talk

Escreo Whiteboard CEZ Office

Escreo Whiteboard CEZ Office

Dacă vrei ca setting-ul şedinţei tale să fie unul mai relaxat, atunci invită-ţi angajaţii la o cafea! Cum? Simplu.

Dacă sala de şedinţe permite o redecorare (sau are un buget dedicat), poţi închiria mese rotunde, la care aşezi câte două scaune, astfel încât angajaţii să te poată privi în timp ce vorbeşti.

Sau poţi, pur şi simplu, să contractezi un serviciu de catering cu sortimente de cafea din lumea întreagă, în locul aparatului clasic montat şi uitat în sala de şedinţe.

#2 Începe cu puţină mişcare

Vopsea Escreo Datski Kolej

Iată un mod cum să animezi ședințele la birou: programează şedinţa într-o zi în care angajaţii vin îmbrăcaţi casual. Cel mai probabil, aceasta va fi vinerea.  O şedinţă înainte de weekend poate nu sună excepţional, însă una programată în prima parte a zilei, care începe cu exerciţii de mobilitate va avea succes.

Potrivit unui studiu făcut de cei de la MIT, o echipă reuşită este cea care contribuie în întregime la discuţii. Cum îi poţi face să participe altfel, dacă nu prin câteva minute de mişcare, de la bun început?

Transformă-te în instructor şi ridică participanţii în picioare. Pune-i să sară, pentru 10 secunde. Apoi, întinde-ţi braţele de câteva ori. Apleacă-te înspre stânga, dreapta, faţă şi spate cu braţele întinse. Atinge-ţi vârful încălţărilor şi aşază-te. Un corp antrenat, chiar şi pentru puţin timp, înseamnă o minte pusă în mişcare.

#3 Invită un mim

Vopsea Escreo sesiune SCRUM

Vopsea Escreo sesiune SCRUM, birou ITCE

Ai auzit de conceptul de facilitator? Facilitatorul din şedinţe este cel care se asigură că toţi participanţii contribuie la discuţie, fără ca el să se implice.

Facilitatorul este neutru şi, de obicei, ales dintr-un alt departament. Ca să faci acest timp să fie mai distractiv şi mai fructuos, invită un mim.

El va desemna, prin metode proprii, persoanele care urmează să vorbească. Şi va face totul într-o atmosferă deschisă şi relaxantă.

#4 Scrie pe pereţi cu vopsea Escreo

Nu trebuie să distrugi pereţii ca să notezi concluziile sau ideile într-un mod original. Este nevoie doar să îi amenajezi cu vopseaua whiteboard Escreo.

Vopseaua se aplică uşor şi îţi deschide posibilităţi nenumărate. Notând ideile pe pereţi, vei destinde atmosfera, pentru că angajaţii nu se vor aştepta la astfel de iniţiative. Îi poţi lăsa pe participanţi să contribuie cu moduri în care să marcheze importanţa fiecărei idei.

În plus, dacă sala de şedinţe are geamuri transparente, concluziile vor fi vizibile şi în perioada următoare.

#5 Oferă-le ceva celor care au „rezistat”

foto Escreo perete whiteboard

Un giveaway simbolic, cu o semnificaţie legată de scopul activităţilor ce trebuie implementate după şedinţă, expus într-un mod amuzant va stârni atenţia participanţilor.

Dacă acest mic cadou poate fi păstrat pe birou sau ataşat de monitor, atunci te asiguri şi că ei vor şti întotdeauna ce au de făcut, indiferent de ce provocări apar între timp.

Alocă un buget de maxim 3 euro pentru fiecare cadou şi pune-ţi imaginaţia la încercare. Este posibil ca această iniţiativă să abiă un succes atât de mare încât va deveni obişnuinţă.

Chiar dacă şedinţele tale devin unele aşteptate de angajaţi, nu uita că ele trebuie să aibă obiective clare şi motive relevante. Preferă şedinţele atent gândite celor săptămânale, dacă subiectele discutate nu sunt importante. Apoi, întâlneşte-te cu angajaţii în sala interactivă, cu pereţi coloraţi şi o atmosferă destinsă!

Spor la colorat ședințele îți dorim! : )

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *