5 начина да подобрим комуникацията в офиса

 

Ролята на комуникацията във фирмената стратегия често бива пренебрегвана като инструмент за успешно управление, защото ни се струва лесна работа. Така е, защото ние комуникираме през цялото време – у дома, в офиса, с приятелите и познатите ни, дори със случайните хора, които се изпречват в ежедневието ни и това ни се струва най-нормалното нещо. Истината обаче е, че добре изградената комуникация е трудна и сложна задача, която в огромен процент от случаите, е именно ключът към успеха на всеки бизнес.

Хората са различни и общуват по много индивидуален начин, особено в настоящия, високотехнологичен и вечно променящ се свят. Например, има служители, които искат да знаят всичко, което се случва във фирмата и други, които предпочитат да не ги занимават с детайли извън полето на специфичните им задачи. Това прави установяването на една успешна комуникационна стратегия истинско предизвикателство. Има обаче начини, чрез които тя би могла да се подобри стремглаво, което да увеличи продуктивността и подобри климата в организацията осезаемо.

Предлагаме ви пет доказано работещи практики, които биха могли да бъдат от полза на всеки мениджър:

 

  1. Общувайте лице в лице със своите служители

 

Живеем в интересно време. Развиващите технологии всеки ден предоставят нови и нови канали за бърза комуникация – имейли, социални мрежи, чатове, приложения. Съвременният човек толкова е привикнал да комуникира онлайн, че често забравя класическия начин на разговор – очи в очи. Огромен процент от колегите, например, са добили навика да обсъждат ежедневните задачи посредством чат в Skype или Facebook, въпреки че стоят буквално на няколко сантиметра един от друг в офиса и това се приема за съвсем нормално. Не е ли смайващо? Много мениджъри са приели същия маниер на общуване и предпочитат да комуникират със своите служители посредством имейли. Да, това до голяма степен пести време и излишни разходки до съседната стая, но понякога може да доведе до неразбирателство и хаос. Не пренебрегвайте живия разговор. Езикът на тялото е нещо фундаментално и изключително важно за хората като вид. Написана и казана очи в очи една реплика може да звучи по коренно различен начин и да се възприеме по хиляди начини. От друга страна, добрият стар разговор поражда доверие и помага на служителите да се отърсят от клишето „шеф-подчинен“. Понякога, една реплика, казана с мек тон и усмивка, не само ще се регистрира от служителя много по-ефикасно, но и ще го стимулира.

 

Офисът на Google

Цветният офис на Google

 

 

  1. Разчупете обстановката

 

Околната среда е един от най-важните елементи за постигането на определен климат в работното пространство и често тя влияе върху продуктивността осезателно. Да, разбира се, даден офис трябва да спазва облика, който респондира на извършваната дейност, но дори и в интериора на работните помещения, опериращи в най-строгите бизнес браншове могат да се добавят елементи, които да „разчупят статуквото“. Факт е, че в глобален план, масово се преминава от стерилния работен интериор, към една по-неформална и нестандартна атмосфера на работа. Световни лидери като Google и Yahoo например, са възприели политика на превръщането на своите офиси в същински храмове на забавлението. Те изобилстват на цветове и притежават елементи, които предизвикват радост и чувство на комфорт: шарени пуфове, люлки, барплотове за почивка, дори джаги, билярд и други игри! Такива компании оперират с бизнес за милиони и въпреки това не се притесняват, че служителите им ще се разсеят и няма да си свършат работата. Явно формулата работи добре. И наистина, не е нужно да инвестирате хиляди в осъществяването на един уникален и нестандартен интериор. Понякога може да постигнете желания ефект само с преобразяването на белите латексови стени. Боядисани в определени цветове, те създават определен психологически климат, а когато към тях се добавят разчупени елементи като различни картини или едно пространство за писане, рисуване и осъществяване на брейнстормиг например, атмосферата се променя коренно, служителите стават по-щастливи и доволни, креативността се повишава.

 

  1. Какво казвате е точно толкова важно, колкото как го казвате

 

Вече споменахме колко съществена роля играе вербалното общуване в успешната бизнес комуникация. При определен вид информация обаче (например спешното изпълнение на дадена задача), е по-добре тя да бъде систематизирана и поднесена в писмен вид. Да, имейлите вършат работа до голяма степен, а много фирми ползват и системи за вътрешна комуникация. Но, когато задачата е от особена важност, съществува риск от неразбиране. Например, казана или предадена по имейл, дадена директива би могла лесно да се забрави от служителя (в първия случай) или да бъде неглижирана (във втория). Важността на задачата трябва да се подчертае по начин, по който тя ще стане достояние на всички. Един страхотен метод, който се прилага широко на Запад (а и вече във все по-голям брой компании в България) е вкарването на табло или дъска за цели и задачи в употреба. Позиционирана на видно място, дъската се превръща в нещо като “must do” за служителите. Те знаят, че изписаното най-отгоре (или в определен цвят) е най-важно. И нещо задължително! Не изписвайте цялото пространство – нека остане място за предложения, които всички ще могат да дават отдолу. От една страна, това създава чувство на значимост и уникалност във всеки служител, който вземе участие в процеса и това ще го стимулира да го върши по-често. От друга – това е страхотен начин за комуникация дори с по-срамежливите от групата. Понякога те имат брилянтно решение, но почти винаги предпочитат да го пазят за себе си, защото се стесняват да говорят на глас по време на седмичната оперативка.

 

Team building на открито

Team building сред природата

 

 

  1. Излезте от офиса!

 

Често дългото застояване в работното пространство може да има негативен психологически ефект върху служителите. Попитайте всеки активно работещ човек какво най-много го демотивира и той ще ви отговори рутината. Не го допускате! Добър начин за смяна на обстановката например, е организирането на различен вид тиймбилдинги. Подобен тип мероприятия имат огромен ефект върху вътрешнофирмените взаимоотношения. Ако имате възможност, организирайте работна екскурзия за вашите служители до определено място. В програмата може да включите различни отборни игри, освен регулярните презентации. Създайте неформална атмосфера, в която вашите служители могат да се отпуснат и да покажат личностите зад длъжностните лица. Съществуват и специално създадени тиймбилдинг активности, които, освен че ще накарат служителите ви да се забавляват, ще им помогнат да изявят и своите индивидуални качества. В такъв тип игра, някои се открояват като лидери, други – като добри стратези, а трети поемат ролята на медиатори. Може да откриете качества у членовете на вашия екип, за които дори и не подозирате и да ги използвате по най-добрия начин. Понякога смяната на атмосферата може да се случва и много по-лесно и бързо. Пролет е, а офисът ви се намира в близост до зелено пространство – защо не направите следващата оперативка на открито? Не се изискват кой знае какви ресурси, а отношението на вашите служители се променя коренно. От шеф и подчинени – вие се превръщате в приятели.

 

Себеизразяване и комуникация

Създайте инструменти за себеизразяване и комуникация

 

 

5. Водете отворена политика и слушайте!

 

Не забравяйте, преди всичко вашите служители са хора – всички те имат свой специфичен характер, определена съвкупност от качества и светоглед. Фундамент на успешната комуникация е двустранното общуване, което води до взаимно разбиране. Създайте си навик, освен да раздавате нареждания и да изисквате ответното мнение. Първо, по този начин хората от екипа се чувстват оценени. Второ, добивате гледна точка за нещата, различна от вашата, която в много случаи може да се окаже по-обективната. Тук отново в употреба биха могли да влязат различни инструменти. Създайте кутия за анонимни предложения, които служителите могат да пишат и да пускат вътре; познатото пособие за писане (дъска, табло) също би могло да свърши добра работа. И още, научете се да подхождате индивидуално към всеки. Например, в контекста на високотехнологичните средства за комуникация, които вече са нормална част от живота ни, физическото присъствие в офиса не винаги не нужно. Ако сферата, в която оперира фирмата, е свързана с креативна работа, то тя би могла да се върши от служителите от различни точки. Научете се да мерите ефективността не в изработени часове в офиса, а в изпълнени задачи. Да, факт е, че някои служители могат да се съсредоточават само във формална атмосфера. Но има и много хора, които работят дори по-добре вкъщи или навън. Дайте шанс и делегирайте свобода на онези, които показват способности да вършат задълженията си, независимо къде се намират.

 

И НАКРАЯ…

 

Отпразнувайте успехите си! Подобрената комуникация несъмнено ще даде своите резултати и ще доведе до постижения. Не забравяйте да отбелязвате всеки успех. По този начин ще покажете на служителите какво голямо влияние има отворената комуникация върху организацията. Естествено, моментът на празнуване неминуемо ще повиши настроението на всички, затова не го пропускайте.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *