18 стъпки към провеждането на по-ефективна екипна среща

18 стъпки към по-ефективна екипна среща

Да си го признаем – никой не си пада по екипните срещи. В най-лошия случай ще те нахокат, в най-добрия ще прекараш 2 часа в опити да останеш концентриран върху шестото поредно обсъждане на новите рекламни брошури. Възможно е обаче да избегнеш и двата сценария. Ето как да го постигнеш с нашите осемнадесет стъпки към по-ефективна екипна среща.

 

1. Въведете правила

 

В Escreo имаме любопитно правило – който закъснее за екипната среща в понеделник, купува закуски за всички през остатъка на седмицата. Може да звучи смешно, но ние си държим на него. Постановяването на такива правила изгражда сценарии с определени последствия, които помагат на екипа да приеме срещите като сериозен ангажимент, чието пренебрегване не остава безнаказано. Ако не ни вярвате, пресметнете колко ще ви струва да храните 10 души в продължение на 4 дни.

 

2. Стремете се към постоянство

 

Въпросните понеделнишки срещи не напразно са такива – провеждаме ги в началото на седмицата, за да сме сигурни, че всички сме съгласували работата си. Провеждайте редовно срещите на целия екип, за да иградите навик на присъствие. Изключваме от това правило еднократните срещи при частни случаи или проблеми.

 

3. Обосновете конкретна цел

 

Екипът винаги трябва да знае защо се събира. Без конкретна цел и посока, срещата бързо може да се превърне в безцелно и непродуктивно социално събиране.

 

Бъдете наясно с целта

Бъдете наясно с целта на конкретната среща

 

4. Изберете – дискусия или информиране

 

Нали не искате срещата за уговаряне на продуктови снимки да се превърне в обсъждане на външните пазари? Определете отрано дали целта на събирането е да представите анализирани данни или да обсъдите постъпило наскоро предложение. Това не само задава правилния тон, но и спестява време.

 

5. Преценете кой да вземе участие

 

Нужно ли е арт директорът да присъства на срещата на операционния екип? Някои разговори могат само да натоварят даден човек, вместо да гои въвлекат пълноценно в дискусията. Подбирайте внимателно участниците в срещите.

 

6. Изгответе предварителен план

 

Целта на екипните срещи е да бъдат максимално полезни, отнемайки минимално количество от времето ви. Изгответе график, в който е посочено по колко минути ще се отделят на всяка тема, и го изпратете предварително до всички участници. Нека той въплъщава фокуса и целта на конкретната екипна среща.

 

7. Заредете се с позитивно настроение

 

И преди сме казвали, че проблеми се решават тогава, когато се работи с хора. Лошото настроение не ви помага да се разберете по-добре с колегата отсреща, нали? Влизайте на екипна среща не с нагласата за досадно задължение, а с мисълта какво можете да научите от нея.

 

Усмивка от сърце

Усмивката от сърце винаги внася лъч светлина

 

8. Оставете телефоните настрана

 

Както и всяка друга техника, която може да ви разсее по време на срещата. Никой не обича да бъде прекъснат от внезапно прозвъняване. Особено когато идва от чуждо устройство.

 

9. Назначете модератор

 

Може би най-важният човек във всяка екипна среща. Неговата роля е да следи дали всичко се движи по разписание и дали някой неволно не отклонява фокуса от темата. Избирайте различен модератор всеки път – това разпределя поравно отговорността и помага да погледнеш на нещата от различен ъгъл.

 

10. Започнете и приключете навреме

 

Настоящата среща надали е единственият ви ангажимент за деня. Възложете на модератора да следи часовника и да не позволява на никого да просрочва минутите си. Ценете времето си.

 

11. Подтиквайте към участие

 

Никой не иска да прекара два часа, в които само да слуша и да кима с глава. Подтиквайте колегите си да изказват мнение по обсъжданите въпроси. Така ще им покажете, че оценявате присъствието им и времето, което са отделили.

 

Мнението е важно

Мнението ви е от значение

 

12. Разнообразявайте

 

На една от последните ни екипни срещи наш колега подробно разказа как и защо българските козунаци са най-сладки. Това се оказа не само интересно, но и доста отпускащо и предразполагащо към следващия етап от разговора. Не се страхувайте да разчупвате познатите модели – дори те да работят безгрешно.

 

13. Обобщете какво е направено и какво ще се направи

 

В понеделнишките срещи на Escreo всеки има две основни задължения – да представи какво е направил през изминалата седмица и какво възнамерява да направи през настоящата. Не приемайте това като отчет през казармен старшина. Целта е не просто да запознаеш останалите с работата си, но и да получиш препоръки и мнение върху належащите задачи.

 

14. Разпределете отговорностите

 

Всеки трябва да е наясно с ролята си по време на срещата – дали е само наблюдател, медиатор или активен участник. Кой трябва да се подготви предварително и кой трябва да избере място за събиране. Не оставяйте нищо на случайността.

 

15. Похвалете някого

 

Друго правило, което въведохме в екипа – похвали един от колегите си за нещо, което е свършил през изминалата седмица. То може да е както успешно изпълнена задача, така и достойно поведение в напрегната ситуация. Покажете, че цените усилията на другите и не приемате труда им за даденост.

 

Силата на благата дума

Благата дума отваря не само железни врати

 

16. Забавлявайте се

 

Никой не ви задължава да провеждате срещите си по един и същ начин. Възползвайте се от хубавото време и проведете седмичния отчет в близкия парк. Или решете да носите по нещо червено, ако срещата се проведе в четвъртък. Ограничава ви единствено въображението ви.

 

17. Изпращайте обобщение

 

Нека след приключване на срещата модераторът изпрати обобщение до всички. Така нищо няма да бъде пропуснато или пренебрегнато. Използвайте го, за да проверите следващия път дали всеки е изпълнил това, което е обещал.

 

Използвайте Escreo вместо имейли

Изпращането на имейли е досадно – използвайте Escreo

 

18. Преценявай

 

И най-важното – срещите не са самоцел. Провеждайте ги само тогава, когато е наистина необходимо. Две глави може и да мислят по-добре от една, но шест глави могат да си докарат главоболие.

 


Условията, при които провеждате екипните срещи, също не са за подценяване. Ето какво научихме от Мартина Радева за връзката между офисното пространство и продуктивността.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *