Силвина Фурнаджиева е наш блог гост тази седмица. Тя помага на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата и тази на своите екипи. Разработва онлайн обучения на тема продуктивност и провежда лични консултации и корпоративни тренинги. Всичко за нея ще намериш на www.superproduktivnost.com
__
В разгара на лятото тялото ти е в офиса, но умът ти вече е на плажа или на палатка в планината? Нямаш търпение да оставиш задачите и срещите зад гърба си и да заминеш някъде далече поне за седмица?
Преди да започнеш да стягаш куфара, помисли и за още нещо: хаоса, в който ще попаднеш, когато се върнеш от отпуска. Сигурно той ти е не по-малко познат от мечтаната почивка: сядаш на бюрото, телефонът ти веднага започва да звъни, пощенската ти кутия е препълнена, а колегите сякаш само са чакали да се върнеш, за да ти разкажат всичко, което се е случило в твое отсъствие и да ти дадат още няколко задачки… точно когато се чудиш как ще наваксаш с нещата, които така и не успя да довършиш, преди да се втурнеш към плажа седмица по-рано.
А знаеш ли, че само с малко предварително планиране можеш да си осигуриш офисно блаженство вместо лудница, когато се завърнеш? Виж точно кога какво да направиш и не забравяй: добрият отпуск и работата след него зависят от времето преди почивката ти.
1 месец преди отпуска
Предупреди колегите си кога ще отсъстваш и се уговори с човек, който ще те замества и към когото всеки, който те търси, може да се обръща, докато те няма. (Подготви се и ти да върнеш услугата на колегата, когато дойде време да почива.)
Прегледай задачите си и тези на останалите в екипа. Важно е да знаеш какво ще се случва в твое отсъствие, за да имаш достатъчно време да планираш своята работа. Целта ти е да свършиш нещата, чийто краен срок е по време на отпуска ти, предварително, така че да не блокираш работата на колегите си, докато те няма. А онова, което може да почака, нека остане за после, за да се захванеш с него с нови сили и на свежа глава.
2 седмици преди отпуска
Прегледай отново задачите, които ти предстоят и отдели най-важните от тях, на които да обърнеш внимание с приоритет. Преди отпуск може да те обземе ентусиазъм да свършиш всичко, но не се заблуждавай: в повечето случаи опитът да го направиш води до изпилени нерви и куп недовършени задачи, които ще те засипят, когато се върнеш.
Направи си план за оставащите две седмици и за времето след тях, когато ще се върнеш в офиса. Запиши какво точно ще свършиш през всеки от дните, като оставиш последните два дни преди отпуска и първите два след него максимално свободни от ангажименти, така че да имаш време да довършиш нещо в последния момент, преди да тръгнеш и да обработиш лавината от имейли, която ще те очаква, когато се върнеш. Следвай плана си максимално стриктно.
1 седмица преди отпуска
Отдели час-два, през които да поговорите с колегата, който ще те замества, докато отсъстваш. Разясни му максимално подробно какви текущи задачи имаш, докъде си с тях и какво ще трябва да прави той, докато те няма. Препоръчвам ти това да са само дребни довършителни работи и комуникация с други хора, на които да разяснява статуса на твоите задачи, докато се върнеш. Не очаквай твоят колега да поеме изцяло работата ти – нито има начин да му я предадеш напълно и той да я свърши така, както ще го направиш ти, нито би имал възможност, все пак той има и свои задачи.
Състави списък на текущите си задачи, който колегата ти да може лесно да ползва за ориентир, докато те няма. Остави го на видно място – в идеалния случай това ще бъде някъде на бюрото ти или направо на стената до него (ако тя е боядисана с Escreo, ще можеш да пишеш на воля директно по нея, а колегата да ти остави бележки върху твоя списък).
1 ден преди отпуска
Напомни на колегите си, че от утре отсъстваш, за колко време и кой ще те замества. Кажи им и дали ще бъдеш на разположение и до каква степен, като ти препоръчвам да не създаваш прекомерни очаквания у хората, за да не се окаже, че вместо да си починеш и да се откъснеш от работната обстановка, просто пренасяш офиса си на плажа.
Настрой автоматичен e-mail отговор с информация докога отсъстваш и с контакти на колегата ти, който остава в офиса и към когото тези, които ти пишат, могат да се обърнат в случай на спешна нужда. Не ти препоръчвам да оставяш мобилния си телефон в автоматичния отговор. Представите на повечето хора за “спешна нужда” могат да те изненадат неприятно. (Съветвам те от личен опит – още помня лятото преди десетина години, през което разяснявах документацията за един търг на множество различни хора, докато плавах по каналите на Венеция, въпреки че далеч не беше нужно да съм толкова изпълнителна и можех навреме да се досетя да поставя телефона на колега в автоматичното съобщение, вместо моя мобилен.)
Направи последен преглед на задачите си, коригирай плана за след отпуска и списъка за твоя заместник, ако е необходимо, така че информацията да е максимално актуална и… с чиста съвест си тръгни навреме от офиса, за да успееш да стегнеш багажа.
Първите 1-2 дни след отпуска
Множество проучвания и експерименти са доказали, че през първите дни след отпуск не сме така работоспособни, както обикновено. Затова не се напрягай и не се опитвай да свършиш толкова неща, колкото обичайно правиш. Приеми, че ще действаш малко по-леко и започни с по-малко натоварващите задачи. Планирането, преди да заминеш, би трябвало също да ти е помогнало с това първите ти дни да са по-свободни, така че да се върнеш към работния ритъм постепенно, а не изведнъж.
Виж се отново с колегата, който те е замествал и разбери от него какво се е случвало в твое отсъствие. Говорил ли е с някого от твое име? Има ли нещо важно, което трябва да знаеш, преди да продължиш обичайната си работа? Не забравяй да му благодариш за това, че ти е помогнал, а ако му носиш мидички от морето, магнитче или друг дребен сувенир от почивката си, който знаеш, че би му харесал, най-вероятно няма да имаш грижи със заместника си и през следващите отпуски. 🙂
Направи основен преглед на предстоящите си задачи – не само за следващите дни, а и за по-дълъг период от време, например до края на годината. Използвай момента, че съзнанието ти все още е свежо и отпочинало и направи трезва преценка на целите и планираната работа, преди ежедневието отново да те е завъртяло. Помисли как се движиш с поставените цели, дали нещата, които вършиш всеки ден, те доближават до тях или напротив – отдалечават те. Има ли нещо, което можеш да промениш? А може би по време на почивката са ти дошли добри идеи, които е време да превърнеш в реалност? Отдели поне 1-2 часа да прегледаш идеите и плановете си – може да се изненадаш приятно от резултата.
Целта на отпуска е да си починеш и да намалиш стреса, а не да го увеличаваш. Погрижи се за това още преди началото на почивката и ще ни благодариш, когато се върнеш от нея.
